تعریف حسابداری :
برای حسابداری تعاریف بسیاری وجود دارد ، در کتب قدیمی ، حسابداری را فن ثبـت ، جمـع آوری ،تجزیه و تحلیل ، طبقه بندی و تلخیص اطلاعات و معاملات مـالی یـا رویـدادهایی کـه اثرات مالی دارند تعریف نموده اند . و لیکن امروزه حسابداری را دیگر فن نمی دانند بلکه آنرا فرآیند یا سیستم اطلاعاتی در نظـر می گیرند و حسابداری را اینگونه تعریف نموده اند : حسابداری دانشی است که با به کار گیری آن ، اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مـالی و رویدادهای دارای اثر مالی بر یک مؤسسه ، جمع آوری، تجزیه و تحلیل ، اندازه گیری، ثبـت ، طبقه بندی ، تجمیع و تلخیص و گزارش می شود . آنچه که در تعریف حسابداری مورد اهمیت است این نکته می باشد که هـر کـدام از کلمـات ، حاوی مفاهیمی است که درک صحیح ایـن مفـاهیم ، فراگیـری حسـابداری را سـهل و آسـان خواهد نمود . حال که حسابداری را تعریف نمودیم بهتـر اسـت بـا مؤسسـاتی کـه از حسـابداری اسـتفاده می نمایند در حد مختصری آشنا شویم .
1 مؤسسات خدماتی
2 مؤسسات بازرگانی
3 مؤسسات تولیدی
1 مؤسسات خدماتی : مؤسساتی هستند که خدماتی را به مشتریان ارائه و در ازای آن کار مـزد یا حق الزحمه دریافت می کنند که نمونه آن در بانکها ، کارمزد وام قـرض الحسـنه ، کـارمزد حواله تلفنی و ...... می باشد .
2 مؤسسات بازرگانی : مؤسساتی هستند که به خرید و فروش نوعی خاص یا انـواعی از کالاهـا اشتغال دارند که نمونه آن در بانکها خرید منابع و فروش مصارف می باشد ( این تعریف بـرای بانکها محل اشکال است ).
3 مؤسسات تولیدی : مؤسساتی هستند که کالاهای مصرفی یا با دوام را با به کار گـرفتن مـواد خام، سرمایه و نیروی انسانی و با استفاده از ابزار و ماشین آلات و تجهیزات تولید می نماینـد و تولیدات خود را به مؤسسات بازرگانی یا مستقیمأ بـه مصـرف کننـدگان مـی فروشـند کـه هیچکدام از فعالیتهای بانکی مصداق آن نیست .
- دوره عمل حسابداری عبارتست از:
سند حسابداری >- ثبت در دفتر روزنامه >- انتقال به دفترکل(دفتر معین / یا تفضـیلی ) >- تهیه ترازآزمایشی اصلاح نشده ( تکرار ادواری ) >- ( پایان دوره ) اصـلاحات و تعـدیلات >- تراز آزمایشی اصلاح شده >- تهیه صورتهای مالی( دوره عمل ذکر شده در بانکها عینـأ عمـل می شود با این تفاوت که این سیکل توسط سیستم اعمال می گردد ) .
- مفروضات ، اصول و میثاقهای تعدیل کننده :
الف ) مفروضات :
1 فرض تفکیک شخصیت : در حسابداری ، هر واحد اقتصادی می بایسـت بـه عنـوان یـک واحد مجزا ( شخصیت حقوقی مستقل ) از مالک یا مالکـان آن (شخصـیت حقیقـی ) و سـایر مؤسسات در نظر گرفته شود .
2 فرض واحد اندازه گیری : نتایج معاملات وعملیات مالی مؤسسه می بایسـت بـر حسـب واحد پول ، انداز ه گیری و گزارش شود یعنی درحسابداری تنها رویدادهایی ثبت می شـوندکه قابل بیان به پول باشند .
3 فرض تداوم فعالیت : به این معنی است که امور مؤسسه برای آینده ای قابل پیش بینی استمرار می یابد ، قص د انحلال مؤسسه یا تعطیل ی عملیات آن وجود ندارد .
4 فرض دوره مالی : عمر یک واحد اقتصادی به یک سری دوره هـای زمـانی مسـاوی یـک ماهه ، سه ماهه ، شش ماهه و یکساله تقسیم می شود .
5 فرض تعهدی : روش تعهدی که متضاد روش نقـدی اسـت حـاکی از ایـن اسـت کـه در حسابداری در، آمد ها به محض تحقق و هزینه ها به محض تحمیل و بدون توجه به دریافت یـا پرداخت وجه نقد مربوطه شناسایی شوند ( . در بانکها نیز این فرض رعایت می گردد ) .
ب ) اصول حسابداری :
1 اصل بهای تمام شده : تمام کالا ها یا خدماتی که تحصـیل مـی شـوند بـه جـای قیمـت جاری بازار ، باید به بهای تمام شده ثبت و بر همین اساس در صورتهای مالی منعکس گردد .
2 اصل تحقق درآمد : دو شرط جهت تحقق درآمد نیاز است :
الف- معامله ای صورت گرفته باشد.
ب- درآمد قابل اندازه گیری باشد .
3 اصل تطابق درآمدها با هزینه ها: بدین معنا میباشدکه هزینه های یک دوره میبایست ازدرآمدهای همان دوره کسرگردد تا سود واقعی منعکس گردد .
4 اصل افشاء : طبق اصل افشاء می بایست کلیه واقعیتهای با اهمیت مربوط به رویـدادها و فعالیتها ی مالی واحد تجاری به شکل مناسب و کامل گزارش شود .
بعنوان مثال ، در ترازنامه ، دارائیها را به جاری و ثابت و بدهیها را به کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم می کنیم .
ج ) میثاقهای تعدیل کننده :
1 فزونی منافع بر مخارج : در تهیه صـورتهای مالی ،گزارشـات و کلیـه اعمـال حسـابداری ضمن رعایت اصول حسابداری ، اعمالی را انجام دهیم تا منـافعی کـه از اطلاعـات حسـابداری تاس خراج می شود بیش از مخارج انجام آن اعمال باشد .
2 اهمیت : گاهی اوقات بر مبنای اهمیت موضوع مالی می توان از صحیح ترین روشـها نیـز چشم پوشی کرد ولی این موضوع را باید در نظـر داشـت کـه موجـب گمـراه شـدن اسـتفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری نگردد(هـر چنـد کـه مطـابق روشـهای صـحیح حسـابداری، ملزومات اداری را می بایست در ردیف دارائی ثبت کنـیم لـیکن در صـورت نـاچیز بـودن آن میتوان آنرا بعنوان هزینه در نظر گرفت مثل ثبت خرید مداد تراش بعنـوان هزینـه بـه جـای دارایی . )
3 اصل محافظه کاری : در شناخت رویدادهای مالی روشی را اتخاذ کنیم که اگر رویـدادی اثری بر روی سود دارد کمترین اثر و اگر اثر هزینه ای دارد بیشترین اثر آن مد نظر باشد .
معادله اساسی حسابداری :
دارایی برابر است با مجموع بدهی و سرمایه .
نمود آن در ترازنامه می باشد و مطابق استاندارد ، دارایی در سمت راست و بدهی و سرمایه سمت چپ تراز می باشد که این امر در کلیه مؤسسات خدماتی ، بازرگانی یا تولیدی و همچنین در بانکها صادق است .
- ترازنامه :
صورتی است که وضعیت مالی یک موسسـه را در یـک تـاریخ مشـخص ومعـین نشان میدهد که در ،نآ دارائیها ، بدهیها و سرمایه یک موسسه منعکس میشود .
- دارایی :
کلیه اموال،مطالبات و سایر منابع متعلق به یک مؤسسه که در نتیجه معـاملات و عملیات مالی یا سایر رویدادها ایجاد شده و قابل شناسایی به پـول بـوده و دارای منـافع آتـی می باشد را دارایی می گویند . اگر بخواهیم چند دارایی اساسی را نام ببریم به موارد ذیل اشاره می کنیم :
- 1 وجوه نقد
- 2 حسابهای دریافتنی (بدهکاران)در بانکها عمدتأ وام و تسهیلات بانکی میباشد.
- 3 موجودیهای جنسی و کالا(مثل مواد ، موجودی کالا ، مطبوعات و ملزومات )
- 4 داراییهای ثابت( مثل ساختمان ، ماشین آلات ، تجهیزات و ........... )
- بدهی: تعهداتی است کـه یـک مؤسسـه درمقابـل اشـخاص و مؤسسـات دیگـر دارد کـه از معاملات و رویدادهای گذشته ناشی شده اند و باید با پرداخت پول یا تحویـل کـالا یـا انجـام خدمات یا انتقال اقلام داراییها تسویه گردند . مؤسسات برحسب نوع و حجم فعالیت ، بدهیهای گوناگون دارند . نمونه های زیر مـی توانـد از بدهیهای یک مؤسسه باشد :
- ١ حسابهای پرداختنی ب( ستانکاران ،) در بانکها عمدتأ سپرده های مشتریان می باشد .
- ٢ اسناد پرداخت ین - ٣ وامها ( وامهای دریافتی از سایر مؤسسات )
- سرمایه : حق مالی صاحب یا صاحبان یک مؤسسه نسبت به دارائیهای آن مؤسسه را سرمایه گویند .
در واقع با کسر نمودن بدهیهای یک موسسه از کل دارایهای آن ،سرمایه بدست خواهد آمـد . ( در شعب بانکها سرفصلی بنام سرمایه وجود ندارد و حساب واسطه ای بنام مرکـز جـایگزین سرفصل سرمایه می شود.البته این به معنی یکی بودن مفهوم مرکز و سرمایه نمـی باشـد کـه در ادامه توضیح داده خواهد شد )
بعبارت دیگر اگر ما بدهیهای خود را از داراییهایمان پرداخت کنیم هـر چـه بـاقی مـی مانـد سرمایه ما است .
انواع حسابها :
حسابهای دائمی حسابهایی هستند که مانده آنها از یک دوره مالی به دوره مالی بعد انتقال می یابـد و ماهیـت این حسابها هم می تواند بدهکار باشد هم بستانکار .( مانند دارائیها ،بدهیها و سرمایه ).
حسابهای موقت حسابهایی هستند کـه در پایـان دوره مـالی بسـته مـی شـوند و بـه دوره مـالی بعـد منتقـل نمی شوند و ماهیت این حسابها یا بدهکارند یا بستانکار .( مانند در آمد ها و هزینه ها ).
حسابهای انتظامی حسابهایی هستند که هر گونه افزایش یا کاهش (بـدهکار و بسـتانکار شـدن )آنهـا هیچگونـه تاثیری در دارایی ها و بدهی های بانک نداشته و صـرفاً بـه منظـور نظـم و انتظـام حسـابها و نگهداری اوراق بهادار ، تضمینات یا برخی اشیا ء و غیره پیش بینی شده اند . (مثل حساب انتظامی وثائق - یا حساب انتظامی اوراق واشیاء بهادار و... در بانکها )
حسابهای زیرخطی (حسابهای تعهدی ) عبارتست از حسابهایی که نماینده تعهدات پذیرفته شده است ،این حسابها ماهیتاً جنبه مالی (تغییر پذیری دارایی ها یا بدهیهای بانک ) نداشته لیکن در عین حال متضـمن نـوعی بـدهی احتمالی در آینده (مثل ضمانتنامه های بانکی و اعتبارات اسنادی یا )
دارایـی احتمـالی (مثـل بدهکاران – ضمانتنامه های پرداخت شده) هستند .
قواعد ثبت مالی حسابها :
انواع حسابها 1: - دائمی 2 - موقت
در گروه حسابهای دائمی ( شامل دارائیها ، بده های و سرمایه ) به ترتیب زیر عمل می شود : دارائیها : ایجاد یـا افـزایش دارایـی در سـمت راسـت (بـدهکار و ) کـاهش آن در سـمت چـپ (بستانکار ) عمل می گردد و همیشه مانده نهایی آن بدهکار (سمت راست )می باشد .
بدهیها : ایجاد یـا افـزایش بـدهی در سـمت چـپ (بسـتانکار ) ، کـاهش آن در سـمت راسـت (بدهکار) عمل می گردد و همیشه مانده نهایی آن بستانکار (سمت چپ )می باشد .
سرمایه : ایجادیـا افـزایش سـرمایه در سـمت چـپ (بسـتانکار و ) کـاهش آن در سـمت راسـت (بدهکار)عمل می گردد و همیشه مانده نهایی آن بستانکار (سمت چپ ) می باشد .
نکته : معمولاً افزایش یا کاهش سرمایه ، تابع شرایط و مقررات خاص خود مـی باشـد و ماننـد افزایش یا کاهش دارائیها و بدهیها براحتی قابل انجام نمی باشد .
در گروه حسابهای موقت شامل هزینه و در آمد به ترتیب زیر عمل می شود :
هزینه ها : همیشه فقط سمت راست (بدهکار) عمل می گردد .
درآمدها: همیشه فقط سمت چپ (بستانکار)عمل می گردد .
- در گروه حسابهای زیر خطی عیناً مثل حسابهای دائمی عمل می گردد .
نکته : قواعد گفته شده در خصوص حسابهای موقت در شرایط عادی مصداق پیـدا مـی کنـد .
بعنوان مثال چنانچه یک ثبت هزینه اشتباهاً دو بار عمل شده باشد جهت اصلاح آن می توان حساب هزینه را بستانکار نمود و ......
حسابداری دوبل :
باید گفت تمامی امعا ل حسابداری ، در سیستم دوبل دارای مفهوم است .
سیستم دوبل به این معناست که در هر معامله و رویداد مالی همیشه یک یا چند حساب بدهکار و یـک یـا چنـد حساب بستانکار می گردد که همیشه جمع ریالی سمت بدهکار (سمت راست ) با جمع ریالی سمت بستانکار ( سمت چپ ) برابر می باشد . در واقع با حسابداری دوبل ، سیستم حسابداری ، توانا،پویا و انعطاف پذیر بوده و قابلیـت آن در ثبت ، انتقال وگزارش اطلاعات مالی در قالب صورت مالی ، قابل اعتماد خواهد شد .
در نتیجه با در نظر گرفتن سیستم دوبل جهت انجام و ثبت حسابداری رویدادهای مالی اگـر موارد زیر را رعایت کنید به طور یقین حسابدار خوبی خواهید شد .
اول: موضوع رویدادهای مالی را به دقت تجزیه و تحلیل کنید ،یعنی دقت داشـته باشـید چـه اتفاقی افتاده و چه حسابهایی را بایدتحت تاثیر قرار دهید .
دوم : چه حسابی افزایش یافته و چه حسابی کاهش پیدا کرده است . سوم: حسابی که افزایش یافته چه ماهیتی و حسابی که کاهش پیدا کرده چه ماهیتی دارد .
با توجه به اطلاعات فوق یکبار دیگر دوره عمل حسابداری یادآوری می گردد .
سند حسابداری => ثبت در دفترروزنامه => انتقال به دفتر کل(دفتر معین/تفضیلی) => تهیه ترازآزمایشی اصلاح نشده (تکرار ادواری ) => ( پایان دوره)اصلاحات و تعدیلات => تراز آزمایش اصلاح شده => تهیه صورتهای مالی
- سند حسابداری:
در سیستمهای حسابداری شرکتها، برای کاهش اشتباه در ثبت معـاملات در دفتر روزنامـه و صـدور مجـوز جهـت ثبـت م عـ املات در دفتـر روزنامـه از برگـه حسـابداری (سند)استفاده می شود و اطلاعـات مربـوط بـه معـاملات و رویـدادهای مـالی از روی اسـناد ومدارک اولیه ( اسناد و مدارک مثبته )مانند فاکتور،رسید پرداخت وجوه و قبوض آب و بـرق و ... در دفترروزنامه ثبت نمی شود بلکه اطلاعات مربوط به معامله ابتدا روی اسـناد ومـدارک اولیه یا سند حسابداری نوشته شده و پس از اینکه ایـن برگـه (سـند )بـه امضـاء مقـام مجـاز رسید(مدیرعامل،مدیر مالی ،رئیس حسابداری ) ملاک ثبت در دفتر روزنامه میشود.
نکته : در قسمت ثبت سند حسابداری ، حتماً شرح کامل رویداد مـالی در مـتن سـند نوشـته شده و چنانچه سند دارای ضمائم باشد، می بایست به سند ضمیمه گردد .
دفاتر حسابداری
- دفتر روزنامه : دفتری است که معاملات و عملیات مالی یک موسسه به طور روزانه و به ترتیب وقـوع در آن ثبت می شود(در شرکتها .) در ثبت بانکها ، این عمل به علت مکانیزه بودن عملیات منسوخ گردیده و توسط خود سیسـتم اعمال و سپس وارد حسابهای کل می گردد .
- دفتر کل : دفتری است که حسابهای یک موسسه به تفکیک درآن نگهداری می شود (در شرکتها .) در شعب بانکها این عمل به علت مکانیزه بودن عملیات منسوخ گردیده و توسط خود سیستم اعمال می گردد .
حسابداری شرکتها
حسابداری شرکتهای خدماتی : همانطوریکه قبلاً عنوان شد موسسات خدماتی در ازاء کار و یا خـدماتی کـه بـرای مشـتریان ارائه می نمایند کارمزد یا حق الزحمه دریافت می دارند و خرید و فروش کالا در کـار نیسـت .
قابل توجه اینکه لزوماً تمامی فعالیتهای اینگونه موسسات صـرفاً تحصـیل درآمـد و یـا صـرف هزینه نیست بلکه اموری مانند فعالیت در خصوص خرید دارایی ، ایجاد بـدهی و یـا افـزایش سرمایه نیز می باشد که با ذکر یک مثال بیشتر توضیح داده میشود .
مثال : رویدادهای مالی زیر در موسسه خدماتی میلاد رخ داده است :
.1 تاسیس موسسه با آورده نقدی 200.000 ریال واریزی نزد بانک رفاه شعبه سهروردی و یکدستگاه آپارتمان به ارزش کارشناسی 3.000.000 ریال . .2 خرید یکدستگاه اتومبیل به مبلغ 500.000 ریال به صورت نسیه .
.3 هزینه نقاشی ساختمان شرکت به مبلغ 20.000 ریال از حساب بانک پرداخت شد.
.4 انجام کار جهت شرکت میعاد و دریافت مبلـغ 70.000 ریـال و واریـز آ ن بـه حسـاب بانک رفاه سهروردی.
.5 انجام کار جهت موسسه آفاق و ارسال صورتحساب به مبلغ 5.000 ریال.
.6 شرکت ، جهت انجام امور جزئی مبلـغ 60.000 ریـال از حسـاب بانـک برداشـت و بـه حساب صندوق شرکت واریز می نماید .
.7 انعقاد یک قرارداد 300.000 ریالی شش ماهه با شهرداری منطقه ( 7 مبلغی وصـول نشده است )
.8 خرید مقداری اثاثیه اداری به مبلغ 90.000 ریال به طور نقد و نسیه ( . یک سوم نقـداً از حساب بانک پرداخت می شود).
.9 پرداخت 20% از بدهی بند 2 از حساب بانک رفاه سهروردی.
10.پرداخت قبض آب و برق شرکت به مبلغ 15.000 ریال از حساب صندوق.
11.بابت قند و چای آبدارخانه مبلغ 5.000 ریال از حساب صندوق هزینه شد.
مطلوبست :
الف ) ثبت رویداد مالی فوق در دفتر روزنامه ، کل و تهیه تراز آزمایشی .
ب ) بستن حسابهای موقت و تعیین سود یا زیان شرکت .
ج ) تهیه ترازنامه .
پاسخ :
200.000 بانک
3.000.000 ساختمان
3.200.000 سرمایه
شرح : بابت سرمایه گذاری اولیه آقای میلاد با توجه به اینکه مبلغ واریزی به حساب بانک و آپارتمان کارشناسی شـده بعنـوان امـوال شخصی آقای میلاد وارد شرکت شده بنابراین سرمایه آقای میلاد در موسسه می باشد .
نکته : با استفاده از قواعد ثبت مالی حسابها می توان 3 حساب بانک ، ساختمان و سـرمایه را به راحتی شناسایی نمود و چون حساب بانک و ساختمان در گروه دارایی بوده و در این مساله ایجاد یا افزایش پیدا نموده بنابراین در سمت راست ثبت گردیده و حساب سـرمایه نیز چون ایجاد و یا به عبارتی افزایش پیدا کرده است در سمت چپ ثبت می شود و ایـن در خصوص کلیه ثبتها مصداق دارد .
500.000 اتومبیل
2( حسابهای پرداختنی 500.000
شرح : .............
20.000 نقاشی
هزینه 3( 20.000 بانک
شرح : .............
70.000 بانک
4( 70.000 درآمد
شرح : .............